目標管理シートを導入したいと考えている会社は、多いですよね。大手企業では、目標管理シートを導入し、業績向上に繋げています。
そもそも目標管理シートとは、組織の目標と個人の目標をすり合わせ、従業員が目標を自己管理しながら、会社の業績向上を目指していくことを目的としています。つまり、会社と従業員が同じ目標を共有することで、全体のモチベーション向上につながるのです。
目標管理シートを活用することで、事業計画が達成できるだけでなく、従業員が自己管理し、能力や意欲が向上するというメリットがあります。しかし、実際の企業では活用している例が少ないです。なぜなら、目標管理シートをどのように使って良いのか分からない人が多いからです。そこで今日は、目標管理シートを効果的に活用するポイントについてお伝えします。ではご覧ください。
目標管理シートを効果的なものにする
６つのポイント
何の目的で使うのかを明確にする
目標管理シートを導入するときにまず考えることは、「何のために使うのか」を明確にすることです。従業員の意欲向上が目的なのか、業績を上げることを目的としているかで、目標管理シートの作り方は大きく変わります。
最初に役員や管理者で目的を共有し、方向性を定めましょう。
評価の範囲を決める
目的を明確にしたら、次に目標管理シートをどの程度まで評価に反映するか決めます。目標管理シートは、担当した仕事と課程、結果に対する評価を行うときに活用します。その人の人柄や能力に関しては、目標管理シートでの評価は難しいです。
賞与や昇給、昇格を決めるときに、目標管理シートを活用した評価をどの程度まで反映するのかを、予め決めておくと、後から困らなくなります。
自分自身で目標管理シートを使ってみる
導入する範囲を決めたら、実際に役員や管理者が目標管理シートを使ってみましょう。目標管理シートの見本はインターネットや書籍で見つけることができるので、それらをもとに会社に合わせた目標管理シートを作成し、実際に使ってみてください。
役員や管理者が目標管理シートを使う主な目的として、トレーニングです。自分達が実際に使ってみることで、目標管理シートとはどのようなものか、どういう風に活用したら良いのかを、一般職の従業員に説明しやすくなります。
また、必要に応じて修正したり、一般職の従業員に合わせた仕様変更を行ったりするといった工夫を行うことも、目標管理シートを効果的に使う工夫の１つです。
身近なところから問題を見つける
一般職の従業員に目標管理シートを導入する場合、目標設定で悩むことがありますよね。そんなときは、身近にある問題をピックアップしてみましょう。例えば、「いつも同じミスをしていないか」「人間関係は悪化していないか」というような、普段思っていることを書き出してみてください。
普段の業務の中で「こんなことを改善できたら良いのに」と思うことを目標に挙げていくと、達成しやすくなります。
ゴールと解決方法は具体的に設定する
目標を設定したら、次はゴールと解決方法を設定します。このときにポイントなのは、具体的に設定することです。ゴールが抽象的だと、目標が達成したかどうか分かりづらいからです。例えば製造業であれば、「工程内の不具合を１%減らす」というように、第三者から見ても分かるように設定すると、管理者も評価しやすくなります。
同様に、解決方法も具体的に考えることで、目標達成しやすくなります。
評価はマイナスだけでなく、プラスも入れる
目標管理シートは、評価をすることで効果を発揮します。評価は、自己評価と他者(ここでは上司)評価の２種類があります。
上司が評価するときに気を付けるポイントとして、マイナスな点だけでなく、プラスの点も評価することです。悪いところばかり挙げていくと、部下は怒られたような気分になり、今後目標管理シートを使おうとは思わなくなります。あくまで目標を達成したかどうかについて評価しているということを前もって説明しておくと良いです。
いかがでしょう、目標管理シートを効果的に活用するには、まず何の目的で使用するのかを役員や従業員の間で共有することから始めます。目的を明確にしたら、昇給や昇格の際、目標管理シートを活用した評価をどの程度まで反映するのかを決めます。
ここまで準備したら、実際に役員や管理者が目標管理シートを使ってみましょう。一般職の従業員に導入するときに、どのように使ってほしいのか説明しやすくなります。
一般職の従業員が使う場合、日々の業務の中で感じる改善点などを目標として設定すると取り組みやすくなります。また目標達成のゴールや解決方法は具体的にすると、第三者が読んでも把握しやすいです。評価するときはマイナスな点だけでなく、プラスの点も評価すると、部下も意欲的に取り組むようになります。
目標管理シートは、業績向上だけでなく、上司と部下が目標を共有するための１つのツールでもあります。是非、活用してくださいね。
まとめ
目標管理シートを効果的なものにするためには
・何の目的で使うのかを明確にする
・賞与や昇給のとき、目標管理シートを使った評価をどの程度まで反映するか決める
・実際に使ってみる
・日々の業務の中で感じたことを目標として挙げる
・ゴールや解決方法は具体的に設定する
・評価はマイナスな点だけでなく、プラスの点も評価する