大事な会議を成功裏に収めるための7つの組み立て方

大事な会議を成功裏に収めるための7つの組み立て方
ビジネスマンにとって、会議で成功を納めるのは、戦国時代の武将が隣国を攻め落とすのと同様の策力が必要です。あなたが黒田勘兵衛でない限り、成功裏には様々な努力が必要でしょう。

会議を成功させるかさせないかは、綿密な裏付け、理論的思考力、入念な下準備と根回しが必要です。この辺は「課長 島耕作」を熟読されて勉強して下さい。

今回はハーバード大学国際交渉学から学んだ、大事な会議を成功裏に収めるための7つの組み立て方について、分かりやすくご紹介します。この記事を読めば、明日の会議は怖い者なし!多いに活用して下さい。



 


大事な会議を成功裏に収めるための
7つの組み立て方

 


相手の型を知れ


得意先へ出向いて行う会議では、相手に何かをしてもらうか(行動要求型)と、相手に譲歩してもらえるか(中止要求型)の2つを押さえておくのがポイントです。

自分のプレゼンの中身が完璧でも、敵は思わぬ方向からあなたを攻めてくるでしょう。

動揺せずに切り返せる論理的思考力、あるいは相手の提案のメリット・デメリットを批判的に見抜き、瞬時に相手の型を(行動要求型)か中止要求型)なのか見極める能力が必要です。

 


合理性からの離脱に注意!


交渉では、論理よりもその場の雰囲気に流されやすくなる傾向があります。

特に相手からの決まり文句「今回の落としどころとして…。」「損して得取れと言いますから」「今後の良いおつきあいを考えて」という文句が出てきた場合、深い意味を尋ねることなく、その言葉を前提にした曖昧な条件を持ち出される恐れがあります。

これは日本人が特に陥りやすい罠だと考えましょう。ついついその場の雰囲気に流されてしまう危険性があります。常に合理的な思考を保ち続ける、相手のナアナア路線に流されない決意が重要です。

 


不規則発言にまどわされるな


たとえばIT関連の新規開発事業の会議で、双方の技術者同士が技術の内容について難解な内容の言い争いを始めた時に、その内容が分からない人間が「くだらない喧嘩はやめろ」と発言したらどうなるでしょうか。

その議論が「言い争い」なのか、「特許申請に発展する重要な問題」なのかは判断が難しい所です。しかし「くだらない喧嘩」というレッテルを貼る事で、重要な議論の継続を封じてしまう事になるのです。

 


不適切なレトリックは無視


日本の会議に一番多い、不適切なレトリック。これを多発する事で建設的な議論や交渉がさえぎられる事がたびたびあるでしょう。

細かい販売価格の条件について話し合っているのに、突然、「そんな細かい条件よりも、ユーザーの声を尊重すべきだ」とか、会社の方針について説明している時に「そんな暇があれば、売り上げアップを考えろ」といった文脈を無視した発言が不適切なレトリックです。

論理的に説明しようとしても、「所詮、理屈じゃないか」とか、「ロジックとしては完璧だね」といった、発言内容とは何の関係もないコメントしてやり込めようとする事は会議中によくあるはずです。

これに対する適切な対処法は、まともに取り合わないことだけです。

 


希望的観測を悪用させない


相手の提案に一抹の不安を感じながらも、会議を成功させたいという思いを抑えることができないとき、私たちは、相手の一言に頼って良い風に言葉を取りがちになります。

交渉相手が大丈夫だと言っている、とか、ここは後から修正できる、というように、自分の判断を停止して、相手の言葉にすがろうとするわけです。

人間の意思決定は、ついつい自分に良いほうに判断してしまい、メリット・デメリットを決められません。自分の理論が正しいと、後押しする一言がほしい、という軟弱な意思決定は非常に多いのです。

少なくとも、自分たちの落としどころが、この曖昧な得意先の一言に依存することがないように、最後まで、冷静な判断をする事が重要です。

 


自分で抱え込まないようにしよう


会議を成功させようと焦るあまり、「とりあえず今は合意して、条件変更や金額については、後で私が内部で処理すればいい」と、安易に自社の社内調整をこっそりやろうとするのは危険です。

優秀な人は失敗を恐れるあまり、この様に自分で抱え込んで内部でこっそり処理しようとする傾向があります。

これは相手につけ込まれ、後からとんでもない交渉を持ちかけられて問題になる事も考えられます。

会議はチームプレー。

自分の失敗よりも会社の利益を冷静に判断して仲間の協力を頼みましょう。

 


賢明な合意を得よう


ハーバード流交渉術で特に重要なのがその交渉が賢明な合意に結びつくのかという事です。

自社と得意先、双方の要望が可能な限り満足されているかどうか、とことん冷静に話し合いましょう。

お互いの正当な要望が満足されていれば、利害も平等にもたらされ、さらにこのやりかたで合意に至った場合はたとえ時間が経過したとしても、一方的にこちらの条件を破棄される事も少ないはずです。

 

いかがですか。大事な会議を成功裏に収めるための戦略は、まさに頭脳戦といえそうですよね。相手の詭弁やロジックに惑わされず、お互いのメリットデメリットを冷静に判断して交渉に挑みましょう。

あなたが1人で孤軍奮闘しなくても、後ろに強力な味方になってくれる上司や部下の存在がある事も、会議の成功にはかかせません。

日頃から社内での発言は風通し良く行う事が、会議で失敗したとしてもすぐに挽回できる秘訣です。「我が社の黒田勘兵衛」と言われる存在を目指して、頑張って下さい。

 


まとめ


大事な会議を成功裏に収めるための7つの組み立て方

・相手の型を知れ
・合理性からの離脱に注意!
・不規則発言にまどわされるな
・不適切なレトリックは無視
・希望的観測を悪用させない
・自分で抱え込まないようにしよう
・賢明な合意を得よう