物事をスムーズに運ぶ事。ビジネスでは必ず必要なことです。ビジネスの世界は絶えず進化しています。評価の優れた手法は直ちに受け入れられます。打ち合わせでも多様な模索が見られます。その取り組む姿勢によってメリットを生み出し、デメリットにも変化します。

そこではリスクヘッジへの取り組みが必要になります。アジェンダである議題や検討課題などは早い段階で把握しておくことも必要になります。そして、その場でまとまった事項は参加者全員で共有していきます。

また、決まったことを即実行することで、スピードを増した勢いに乗ることができます。これ以降、『仕事の打ち合わせをスムーズに運ぶ為に必要な７つのこと』を、あなたとご一緒に見ていきましょう。

仕事の打ち合わせをスムーズに
運ぶ為に必要な７つのこと

前もってアジェンダを作成してみよう

新たな仕事への取り組みは、未知なるものへの恐れに似た感情を生み出します。新たなアクションは、一瞬の閃きやアイディアなどを派生させます。また、それは想定外の新しいエネルギーを生み出します。成功するためには用意周到な準備が必要です。自分自身の健康やスケジュールの調整など、幾つかの課題をクリアな状態で待機させていきます。事前準備にはアジェンダを作成しておきます。

打ち合わせ期日前までに目を通す余裕を与えて、メンバーに送付しておきます。疑問や提案などは予め各自に含ませておきます。こうすることで打ち合わせに要する時間を有効に使うことができます。

議題の補足資料も添付してみよう

打ち合わせには大切なことがあります。それは、議題がきちんと提示されないと、受け手は勝手な解釈をする恐れがあります。そこで、事前に議題を定めて配布します。更に準備資料を添えて配布します。

議題に付随したメモと呼ばれる資料を添付します。そうすることで受け手をコントロールすることが可能になります。そして、議題の目的意義を明示しておけば更にインパクトは強まって相手に届けられます。こうすることで、送り手と受け手が議題を正しく捉えることができます。その資料には、議題の進行に沿った細かな時間配分などが定まっていれば、作業の流れを打ち合わせメンバーは共有できます。

決定権者と一緒に議論してみよう

議論が煮詰まると現実面で実行に移せるパワーが必要になります。結論が先送りになった議論の打ち合わせの場では、やむなく議論は停滞します。そして、決定力を行使できる部門の長の決済をもらいます。

そうなると議論は未消化のままで活発な意見交換は望めません。その結果、大事な要所を決められない。中途半端な話し合いになってしまいます。話し合いのスピード感はなく時間ロスも限りがありません。

そこで、話し合いでの決定権を行使できる立場の人に同席してもらいます。そうすることで、打ち合わせの段階で生じる沈滞感を味わうことなく、十分に語り尽くせる前向きな意見交換が実現していきます。

話し合いの冒頭に要点を述べてみよう

職場の狭い空間でも性格の異なる人が集まっています。お得意先では、見知らぬ人物で分からない部分もあります。仕事の打ち合わせでは、お得意さまが参加されることも多々出現してきます。そこで前もって議題を決めてその目的意義を開示します。補足説明の資料でも詳しく述べます。けれども安心は禁物です。思い込みや勘違いや早トチリは、人なら誰しも経験することを肝に命ずることです。

それにもまして、仕事に向き合う姿勢や理解度は一様ではありません。そこで、打ち合わせの初めの冒頭段階で、今一度改めて重要と思われる項目を述べて、再認識してもらうことがキーポイントになります。

資料を見ながら議論を進めてみよう

打ち合わせに臨む姿勢は、話を聞き意見を述べることです。議題に則った打ち合わせでは、議事進行役を定めることがベストな処し方になります。そして、アジェンダの資料に従った議論を展開していきます。

資料には議題に即した細かな説明が書き加えられています。それ等はどれも大切なもので、資料のどの箇所が説明されているかを認識していくことで、参加者全ての意思統一が可能になります。

そのために進行役の言葉に従って議論を展開していきます。更に資料をより理解してもらうために、プロジェクターを利用した視覚と聴覚からの資料の情報説明を加えていけば、よりリアルな効果が期待されます。

決定事項はすみやかに処理してみよう

多様な議論も出尽くしてくると打ち合わせは最終段階に入ってきます。議題に沿ってその都度生み出された決定事項や検討項目が沢山あります。それ等をどう処理するかが打ち合わせの詰めになります。

その結果、個々の決定事項や検討項目について、一つひとつ全てを根気よく処理していきます。そして、その進捗状況を全員でリアルタイムに共有して、各自の胸の内に刻み込む作業をしていきます。

そうすると行き違いや認識違いの判断ミスを事前に防げます。これらの手順を確立することで、認識祖語による間違いを犯す芽を摘み取ります。その結果、打ち合わせに要する時間短縮は可能になります。

まとめ作業は抜かりなくやってみよう

白熱した打ち合わせの議論によって、新しい仕事の概要が見えてきました。いよいよ打ち合わせも終わりを迎えます。取り残しはないか全員で確認します。決定事項や検討項目の処理は全て済ませました。それでも最終確認をとることは大切な詰めの作業になります。進行役は最後のラップアップのまとめ作業をしていきます。声に出して処理された案件を読み上げて全員の確認をとっていきます。

まとめ作業が完了すると、いよいよ打ち合わせは終了し解散します。実際の仕事が動き出します。打ち合わせで決まったスケジュールに則って、仕事のあらゆる物事は推し進められていきます。

いかがでしたか。打ち合わせでは参加者は一つにまとまります。事前の準備は必須です。議題の設定、目的意識、話し合いの進め方、決定して実行していく手段、話し合いのリアルタイム化などがあります。

そして、ラップアップを確実にとります。勿論、リスクヘッジやコストを意識した取り組みを展開します。更に打ち合わせの成果をとるには、まとめ役をした進行役がその後の仕事の進捗状態を把握していきます。

アドバイスや軌道修正ができればよい仕事になるでしょう。あなたが主導権を握った打ち合わせが今回のこの記事を元に劇的に変化していただければ嬉しいです。打ち合わせをスムーズに持って行くことはビジネスマンとしての第一歩です。

まとめ

仕事の打ち合わせをスムーズに運ぶ為に必要な７つのこと

・前もってアジェンダを作成してみよう
・議題の補足資料も添付してみよう
・決定権者と一緒に議論してみよう
・話し合いの冒頭に要点を述べてみよう
・資料を見ながら議論を進めてみよう
・決定事項はすみやかに処理してみよう
・まとめ作業は抜かりなくやってみよう