目標管理シートの書き方と、達成するための使い方!

目標管理シートの書き方と、達成するための使い方!
目標管理シートとは、会社と社員が共有して目標管理をおこない、組織全体をマネジメントしていく上で、足がかりとなるもので、人事評価にも重要視されている書類になります。

とはいえ、日常の業務をこなすことで忙しくしている立場で、急に目標管理と言われても、そうスラスラと作成できるわけではありませんよね。

かといって、目標管理シートにいい加減なことを書いて、上司や会社にがっかりされてはたまりません。そこで、今の自分の視点でも、説得力のある目標管理シートを書くためにコツを生かして、周囲が納得するような書類づくりをしましょう。

同僚と同じような内容だとしても、説得力あるデータや表現方法、具体例を交えることで、上司から見てもとても受け入れやすい書類に変身させてしまうことができます。

そこで今日は、目標管理シートの書き方と、達成するための使い方についてお伝えします。ではご覧ください。



 

目標管理シートの書き方と、
達成するための使い方!

 

ゆるい言葉に変換して身近に感じておく


「目標」「達成」「評価」「進捗」「指標」など、目標管理シートには自分自身の目標であるにも関わらず、少し仰々しいと感じるような重い言葉が多用されています。大きなプロジェクトに関わっていたり、入社当初からエリートとしてまい進してきた身ならまだしも、普通に入社して普通に日々の仕事をしてる身には、あまりしっくり来ない部分が多くあります。

無理をせず身の丈にあった目標を立てるためにも、これらの言葉はゆるいものに変換してしまいましょう。「こんな自分でも頑張り次第では手が届きそうなレベル」というくらいが丁度良いかもしれません。

「評価」したりされたりは、正直おそろしささえ感じてしまう人もいるかもしれません。これも「点数をつけるとしたら」くらいに感じておきましょう。自分の全てがこのシートから断定される。というわけでもないのですから。

 

現状を正確に把握すること


目標を設定するためには、達成可能な目標でいなければ意味が無いばかりでなく、難しい目標を立ててしまったがために達成できなければ自信が無くなり、上司からは使えない奴と見られてしまう可能性があるため、慎重に自分の可能な範囲を見極める必要があります

中には評価のために大袈裟に簡単な目標を設定し、あたかも自分ひとりでやり切ったかのような顔をする、他人からの評価に命をかけているような同僚もいたりしますよね。

 

自分の業務を分析した資料作りをして役立てる


評価の為だけの大袈裟な目標ではなく、実質的な目標達成が求められている目標管理シート。実際に自分自身を成長させてくれる目標を設定するために、仕事に対する理想は一旦置いておいて、まずは正確な現状認識から行いましょう。

営業など販売数として分かりやすい職業ならばグラフ化するだけで済みそうですが、それ以外の業務の場合、いろいろな視点で数値化してみましょう。どの作業にどのくらい時間がかかっているか、メールの数など個別対応のやり取りがどのくらいあるかを分析して、目標管理シートの作成に役立つ、オリジナル資料をつくりましょう。

 

中間報告や進捗確認のためにもデータを集めておく


目標管理シートは、上司やチーム内で期間ごとに進捗の確認があります。日常の業務について、目標を言葉にしていくのも難しいのに、進捗を分かりやすく管理することも難しいものですよね。

中間報告や進捗確認をスムーズにおこなうために、日頃から使えるデータの記録はとっておくか、いつでも抽出できるような準備は必要でしょう。また、日常的によく使うもので、分かりやすく結果が得られるデータと、一方ではイレギュラーな出来事が期間中にどれだけ起こったのかも記録しておく必要があります。

イレギュラーな件については、目標管理をするうえで必ずキーワードになってくるもの。ここは面倒でも記録をしっかりとっておきましょう。

 

何が必要とされているかは上司を観察して得る


目標管理シートをマネジメントする上で、作成させるのも評価するのも、基本的には直属の上司ですよね。そこで、理解を得やすい目標を設定するためにも、日頃から直属の上司が何を気にしているのか、どのようなことに成果を感じやすいのかを思い出し、それに沿った内容にすることが望ましいでしょう

同じ仕事をしていても、やり甲斐や達成感を感じるポイントというのは意外とそれぞれなのですから、実際に評価する立場の上司の意見を汲み取るということが大切になっていきます。

 

目標達成の根拠は、こちらから提示してもOK


目標管理シートを作成する上で困ってしまうことは、「何を書いたらいいのか分からない。」というひとことに尽きます。日頃からノルマがあるわけでもなければ、効率化を強く求められているわけでもない立場で、急に目標と言われても難しいところがありますよね。結局のところ、何を書いていいのか、「正解が分からないから書けない。」という状態に陥ってしまいます。

直属の上司や先輩などに聞いてみても、いまいちハッキリした答えが返ってこない場合は、その正解をこちらから作り出してしまいましょう。アドバイスがもらえないという状態は、周囲もしっかりとした指針がない状態でおこなっている可能性があります。

そこで上手にまとめた目標管理シートを作るのであれば、今の業務を一般的に理想とされる水準まで、勝手にアレンジした目標を作ってしまいましょう。曖昧な内容の目標管理シートを作成するよりも、一般的な理想論を根拠としておけば、相手も受け入れざるを得ません。

 

いかがでしょう、このように目標管理シートは、自分の業務内容を正確に把握した上で文書化しなければならないワケですから、かなり労力がかかります。まずは作成する時に、多少の苦労がついてくる覚悟をして、投げやりにならずに充実した内容とさせましょう。

しかし、この目標管理シートを一旦完成させることができれば、自分の能力向上に役立つばかりか、周囲に向けても良い評価を得られるためのアピールにもなりますし、ビジネスで必要な客観性を身につけることで、もし転職したとしても、この経験は貴重な事となります。

目標管理が上手くできないのは、客観性と、自分の能力を受け入れる器が無く、現実を直視できないから。目標管理シートを作成していくなかで、自分自身の考え方も成長させるために、苦手な部分からは眼を背けず、等身大の自分を受け入れることで、人間的な成長にも繋げることができますよ。

まとめ

目標管理シートの書き方・使い方は

・ゆるい言葉に変換する
・現状を正確に把握する
・分析した資料作りをして役立てる
・進捗確認のためのデータを集める
・上司を観察しておく
・根拠は、こちらから提示